Coronavirus COVID-19 : Circulaire officielle

Dernière mise à jour : 04-06-20 

Directives pour la gestion du personnel des services publics et  des organismes d’intérêt publics régionaux dans le cadre du CORONAVIRUS (COVID-19).

Chers Collègues Madame, Monsieur,

 

Je souhaiterais rappeler aux différents services les directives relatives au coronavirus COVID-19 que vous pouvez retrouver sur www.coronavirus.brussels et sur www.sciensano.be.

 

Je voudrais également attirer votre attention sur un certain nombre de dispositions réglementaires pour des situations auxquelles les membres du personnel peuvent être confrontés à la suite de la pandémie du CORONAVIRUS.

1. Quelle est la règle générale ?

 

Les présentes règles sont d’application aux membres du personnel statutaire et contractuel.

 

Tant que les membres du personnel ne sont pas malades, ils sont tenus de poursuivre leurs activités. Afin de prévenir autant que possible les risques d’infection au coronavirus, il est fortement encouragé d’exercer sa fonction dans le cadre du télétravail, même au-delà de la limite maximale de 3 jours par semaine.

 

Il appartient donc au service public ou à l'organisme d’intérêt public de veiller à ce que tout membre du personnel, dont la fonction est compatible avec le télétravail, puisse recourir à cette forme d’organisation de travail.

Le membre du personnel remplit pour ceci les formalités prévues (p.e. un programme pour demander le télétravail).

 

Les membres du personnel qui exercent une fonction qui ne peut être assurée par le télétravail et qui assure des fonctions de nettoyage de bureau ou de restauration peuvent être dispensés de service.

 

Il est en outre recommandé de reporter toute réunion ou formation. Si une réunion doit avoir lieu, il est préférable 

de la tenir au moyen de communication(s) électronique(s).

 

Par ailleurs, l’employeur est invité à élargir temporairement la plage horaire variable des arrivées le matin (7h-10h) et des départs le soir (15h-18h) des travailleurs dont la présence au bureau est requise, afin d’éviter les déplacements aux heures de pointe dans les transports en commun.

 

1.1. Membre du personnel avec fonction télétravaillable

 

 Le télétravail étendu à tous les jours de la semaine (donc au-delà du quota de jours de télétravail prévu) est à privilégier en priorité, et ce jusqu’à nouvel ordre, pour autant que la continuité des services soit assurée.

Les travailleurs doivent au préalable demander et obtenir l’accord de leur responsable d’unité administrative. Celui-ci devra s’assurer que la continuité des services reste assurée et au besoin requérir, de façon motivée, la présence au bureau desdits travailleurs.

Les travailleurs en télétravail étendu doivent rester disponibles pendant les heures de travail,  et si nécessaire ou demandé, doivent se présenter sur leur lieu de travail.

Vous êtes invité à encoder le code adéquat dans le système utilisé par votre organisme.

1.2. Membre du personnel avec fonction non télétravaillable et qui assure des fonctions de nettoyage de bureau ou de restauration

 

Ces travailleurs sont invités à rester chez eux jusqu’à nouvel ordre. Les travailleurs doivent au préalable demander et obtenir l’accord de leur chef fonctionnel. Celui-ci devra s’assurer que la continuité des services reste assurée et au besoin requérir, de façon motivée, la présence au bureau desdits travailleurs.

Les travailleurs doivent néanmoins rester disponibles pendant les heures de travail,  et si nécessaire ou demandé, doivent se présenter sur leur lieu de travail.

En pratique une dispense de service avec maintien de leur traitement est octroyée.

2. Quel est l’effet de la règle générale sur le traitement du membre du personnel ?

 

Aucun impact sur le traitement pour les membres du personnel qui télétravaillent : les jours de télétravail sont des jours effectifs de travail et sont donc comptabilisés dans leur intégralité pour déterminer le salaire et l'ancienneté. Par ailleurs, les télétravailleurs ont droit à des chèques-repas.

 

En outre, le régime de congés et les dispositions relatives aux accidents du travail et aux maladies professionnelles restent pleinement applicables aux télétravailleurs.

 

Pour les membres du personnel qui ne peuvent pas télétravailler et qui disposent d’une dispense de service, la dispense de service octroyée est une absence autorisée pendant les heures de travail pour une période déterminée avec maintien des droits. Les membres du personnel en dispense de service perçoivent donc leur salaire.

 

La période est prise en compte dans sa totalité pour la détermination de l'ancienneté.

 

Toutefois, le personnel en dispense de service ne reçoit pas de chèques-repas.

3. Les guichets restent ouverts au public selon les modalités habituelles.

Afin d’assurer la continuité du service public, la majorité des guichets restent ouverts au public selon les modalités habituelles.

Des mesures physiques spécifiques seront mises en place pour garantir des conditions de travail saines.

Le personnel travaillant aux guichets doit veiller à bien appliquer les recommandations générales d’hygiène :

  • se tenir à 1 m des visiteurs ;

  • se laver les mains régulièrement (40-60 sec pour l’eau + savon ou 20-30 sec pour le gel hydroalcoolique) ;

  • éviter de se toucher les yeux, la bouche ou le nez avec les mains, lorsque celles-ci ne sont pas propres ;

  • utiliser des mouchoirs à usage unique, à jeter de préférence dans une poubelle avec couvercle ;

  • se couvrir la bouche et le nez en cas de toux ou d’éternuement ;

  • éviter les contacts étroits avec les personnes présentant des symptômes de maladie respiratoire (ex : toux, éternuement…).

 

Si des documents doivent néanmoins être transmis par un citoyen malade, ils doivent être déposés sur la table et non de la main à la main. En effet, les coronavirus se propagent par l’intermédiaire des êtres humains et des animaux. Les documents ne sont donc pas un vecteur important de propagation du virus. Il est recommandé d’utiliser le gel hydroalcoolique par mesure de précaution après manipulation des documents.

Afin de sécuriser au mieux nos espaces d’accueil, il est demandé de limiter de moitié la capacité de vos salles d’attente et de planifier tout type de rendez-vous avec vos clients externes, dans la mesure où ceux-ci s’avèrent nécessaires et/ou d’organiser des plages à horaires fixes pour vos visiteurs.

4. Vous êtes au travail et vous vous sentez  grippé ?

Cette hypothèse ne s’adresse qu’aux membres du personnel dont la présence sur le lieu de travail a été requise par leur organisme.

Avertissez le plus rapidement possible votre chef fonctionnel et votre GRH qui vous autorisera à quitter votre travail pour rentrer chez vous ou recevoir des soins médicaux. Le jour où vous avez quitté le travail pour cause de maladie est considéré comme une journée prestée : un certificat médical n’est pas nécessaire pour ce jour et aucun jour de maladie ne sera comptabilisé.

Si votre médecin vous prescrit plusieurs jours de congé de maladie, envoyez alors un certificat à votre organisme de contrôle médical compétent et informez votre chef fonctionnel (durée présumée, résidence, sortie autorisée ou non) et votre GRH. En cas de prolongation éventuelle de votre congé de maladie, vous devez envoyer un nouveau certificat et informer à nouveau votre chef fonctionnel et votre GRH.

 

Pour ce qui concerne les voyages et  déplacements professionnels à l’étranger, le responsable de l’organisme jugera au cas par cas en fonction de l’évolution de la situation sur le lieu de séjour en consultant le site « sciensano »(https://epidemio.wiv-isp.be/ID/Pages/default.aspx) et l’onglet spécifique « définition de cas et zones à risques ».

5. Vous êtes à la maison et vous vous sentez grippé ?

Informez à temps votre chef fonctionnel et votre GRH, selon les accords normaux qui s’appliquent toujours pour une notification de maladie. Informations à communiquer : durée présumée de votre congé de maladie, résidence, sortie autorisée ou non. Envoyez le certificat à votre organisme de contrôle médical compétent.

6. Quelqu’un de votre famille a la grippe ?

 

Respectez tous les conseils pratiques d’hygiène qui se trouvent sur https://coronavirus.brussels/ et sur www.sciensano.be. Le risque de contamination sera ainsi réduit.

 

Vous pouvez toutefois prendre un des congés suivants pour vous occuper des membres de votre famille qui sont malades :

 

- congé annuel (exceptionnel), sur présentation d’une attestation médicale à votre chef fonctionnel, dont il ressort que votre présence à la maison est nécessaire pour vous occuper du membre de la famille malade (dans la limite du congé annuel, maximum 4 jours + 2 jours  par an) ;

 

- congé pour motifs impérieux d’ordre familial, (maximum 45 jours ouvrables par an, non rémunéré,  pour les statutaires et les contractuels) ;

 

-congé prophylactique, sous certaines conditions :

Votre conjoint ou la personne avec laquelle vous vivez en couple ou un membre de votre famille, habitant sous le même toit que vous est atteint d'une maladie dont son médecin établit la gravité et le haut degré de contagiosité. Vous devez demander à votre médecin de contacter le médecin-chef du centre médical du service de contrôle médical du Service de Santé Administratif dont vous relevez afin de déterminer de commun accord les mesures préventives les mieux appropriées, en ce compris la chimioprophylaxie et les congés prophylactiques.

Ce congé est rémunéré et assimilé à une période d’activité de service.

7. Un collègue a la grippe ?

Respectez tous les conseils pratiques d’hygiène qui se trouvent sur www.info-coronavirus.be et sur www.sciensano.be.

 

8. Vous séjournez à l’étranger et vous ne pouvez pas rentrer en Belgique (par exemple en raison de mesures de quarantaine) et vous ne pouvez donc pas non plus travailler ?

 

Si vous êtes bloqué à l’étranger et que vous ne pouvez pas rentrer en Belgique parce que votre vol ou votre voyage en train a été annulé, cette situation est considérée comme un cas de force majeure. Il en va de même lorsqu’après votre rapatriement en Belgique, vous êtes placé en quarantaine.

La réglementation en matière de congé ne prévoit pas d’instructions spécifiques en cas de force majeure, mais il va de soi qu’aucune mesure négative ne peut être prise à l’égard du membre du personnel qui a été absent pour cas de force majeure. Une dispense de service vous sera accordée par votre organisme.

Si durant cette mesure de quarantaine, vous êtes toutefois malade ou hospitalisé parce que vous souffrez du coronavirus, cela sera considéré comme un congé de maladie.

 

9. Vous (ou un membre de votre entourage proche) êtes (est) revenu en Belgique par exemple après un séjour pour raisons personnelles dans une zone à risque du coronavirus (par. ex. en Chine, certaines régions en Italie, …).

Si vous êtes malade et si vous êtes allé récemment en Chine ou dans un autre pays ayant un grand nombre de cas avérés de contamination au Covid-19, ou si une personne de votre entourage proche est malade et est allée en Chine ou dans un pays précité restez chez vous et appelez votre  médecin-traitant en  signalant votre  voyage  et vos symptômes. Ce dernier déterminera, par téléphone, si vous pouvez rester en convalescence à votre domicile ou vous devez vous rendre à l’hôpital. Ne vous rendez pas dans sa salle d’attente ni aux urgences sans l’accord de votre médecin-traitant.

 

À ce stade, aucune mesure autre que celles prévues aux points ci-dessus n'a été décidée en cas de voyage dans des zones infectées par le virus ou de contact avec une personne qui y a séjourné.

10. Les sélections de personnel sont suspendues

 

Toutes les sélections de personnel organisées par le SELOR et talent.brussels sont suspendues jusqu’au 3 avril 2020.

 

11. Un SPOC juridique : talent.brussels

 

Un SPOC (single point of contact) a été mis en place au sein de talent.brussels et se tient à la disposition de vos services RH pour répondre à toutes les questions relatives à l’interprétation ou à l’application de cette circulaire. Nous vous demandons d’organiser en interne la communication nécessaire auprès de vos agents et de mettre en place des SPOC internes pour vos agents si vous l’estimez nécessaire.

 

talent.brussels travaillera en concertation avec le ministre-président, le ministre de la fonction publique, le haut fonctionnaire de la sécurité et le comité régional de la sécurité afin de pouvoir vous informer au plus vite des dernières informations.

 

Le SPOC juridique est joignable sur jur@talent.brussels , de 9h à 17h.  On répondra à vos questions dans les meilleurs délais.

12. Plan de continuité d’activité

 

Afin de garantir le bon fonctionnement de vos services en cas de pandémie, je vous demande de prendre vos dispositions pour disposer le plus rapidement possible d’un plan de continuité d’activité. Vous trouverez via ce lien le modèle mis à disposition par le centre de crise : https://centredecrise.be/sites/default/files/2009_bcm_method_fr.pdf

13. Bases juridiques

 

- Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 26 janvier 2017 relatif au télétravail, en particulier l'article 9, dernier alinéa, qui précise que le Secrétaire général et le Secrétaire général-adjoint ou les fonctionnaires dirigeants ou l'organe de direction des organismes d'intérêt public peuvent arrêter un régime de travail particulier s'appliquant à des unités organisationnelles ou à des activités spécifiques ;

- L’arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 21 mars 2018 fixant le statut administratif et pécuniaire des agents des services publics bruxellois, et notamment l'article 165, qui constitue la base légale pour l'octroi d'une dispense de service, cet article s'applique également aux membres du personnel contractuels ;

- L'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 21 mars 2018 fixant le statut administratif et  pécuniaire des agents des organismes d’intérêt public de la Région de Bruxelles-Capitale, et notamment son article 158, qui constitue la base légale de la dispense de service, cet article s'applique également aux membres du personnel contractuels.

Divers :

 

Soyez assurés, Chers Collègues, Madame, Monsieur, que je me tiens évidemment informé en temps réel de l’évolution de la situation. Le cas échéant, en fonction de l’évolution de celle-ci, de nouvelles instructions suivront.

 

Pour rappel, le SPF Santé publique a mis en service un numéro vert, le 0800/14.689 et un site d’information : https://www.info-coronavirus.be/fr/.

 

La Circulaire du Gouvernement « Directives pour la gestion du personnel des services publics et  des organismes d’intérêt publics régionaux dans le cadre du CORONAVIRUS (COVID-19) » du 4 mars 2020 est abrogée et remplacée par celle-ci.

Le Ministre Président, Rudi Vervoort,

Le Ministre de la Fonction Publique, Sven Gatz.