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Collaborateur au secrétariat transversal

La position en bref

En tant que collaborateur au secrétariat transversal, vous rejoignez la direction support au sein d'une équipe dynamique où la coopération et la communication sont essentielles.

Vous assurerez un service interne de haute qualité et vous offrirez un support aux différentes directions au sein de talent.brussels.

Dans ce contexte, vous avez les responsabilités suivantes :

Tâches administratives :

Vous assurez la réception, l'enregistrement et l'archivage des dossiers (au format papier et électronique)
Vous rédigerez des lettres et/ou des courriers sur la base des instructions reçues.
Vous participerez aux réunions de travail et de coordination et en dresserez les procès-verbaux.
Vous élaborerez des documents à l'aide du traitement de texte (textes, tableaux, etc.) et en assurerez la mise en page.

Tâches organisationnelles :

Vous exécuterez certaines activités de support logistique : préparation des dossiers pour les réunions, réservation de salles, commande de boissons pour les réunions, réalisation de copies, envoi de télécopies, numérisation de documents, etc.
Vous assurerez la centralisation des informations et collecterez les documents nécessaires au traitement des dossiers
Vous rechercherez les informations, notamment via des contacts internes et externes, via tous les médias possibles. Vous rassemblerez et transmettrez ces informations.
Vous communiquerez les informations aux tiers, essentiellement des collègues internes.
Vous partagerez vos connaissances en matière de gestion de bases de données avec vos collègues et vous assisterez les utilisateurs des bases de données. Vous créerez des listes et des banques de données (associations, personnes de contact, invitations…).
Vous saisissez et actualisez les informations dans la base de données, les listes et les tableaux.

Tâches analytiques :
Vous analyserez les demandes, préparerez les réponses dans le respect des procédures et de la législation et répondrez à ces questions (par téléphone ou par e-mail) ou les orienterez vers des collègues.
Vous identifierez et signalerez des problèmes éventuels.
Vous formulerez des propositions d’optimisation du travail.

Qui sommes-nous?

Notre Direction Support, composée de 19 collaborateurs enthousiastes, recherche un nouveau ou une nouvelle collègue pour renforcer le secrétariat transversal composé d’un agent néerlandophone. La Direction Support accompagne l’ensemble des collaborateurs de talent.brussels dans les domaines RH, IT, Facilities, Budget et Secrétariat transversal.
Chez Talent.brussels, vous serez dans une organisation hybride qui attache une grande importance à l’équilibre optimal entre vie professionnelle et vie privée. Nous avons effectivement opté pour une combinaison de télétravail et de travail au bureau, notre bureau au centre de Bruxelles servant principalement de lieu de rencontres professionnelles et informelles entre collègues.
Tous les collaborateurs de talent.brussels contribuent ensemble à notre ambition de devenir le centre de référence et d'expertise dans le domaine du « people innovation » pour la Région bruxelloise.
Avec l'humain au cœur de tous nos processus et un fort accent sur l'innovation, Talent.brussels est devenu un service public régional dynamique et compétent.


Les principales missions de talent.brussels sont les suivantes :

- Rechercher de nouveaux talents pour ses clients via des procédures de sélections statutaires.
- Recruter et évaluer les top managers de la Région bruxelloise.
- Présenter la Région bruxelloise comme un employeur de référence au travers de l’employer branding.
- Développer et mettre en œuvre des projets transversaux innovants liés à la carrière des collaborateurs.
- Développer une vision stratégique dans le domaine des RH (diversité, NWOW, coaching de managers,…).
- Dynamiser la fonction publique au travers de projets RH innovants pour préparer et aider nos clients à continuer à se développer de manière humaine et novatrice.
- Fournir un soutien juridique dans l'élaboration et l'interprétation du statut du personnel.

Si vous souhaitez en savoir plus sur nos missions et nos équipes, n'hésitez pas à consulter notre site internet !

Qui recherchons-nous?

Diplôme

Vous êtes en possession du diplôme de l'enseignement secondaire supérieur :
- Attestation de réussite de la 6ème année d'enseignement secondaire de plein exercice
- Certificat d'enseignement secondaire supérieur ou diplôme d'aptitude à l'enseignement supérieur
- Diplôme délivré après réussite de l'examen prévu à l'article 5 des lois sur la collation des grades académiques
- Diplôme ou certificat d'une section de l'enseignement secondaire supérieur de promotion sociale, délivré après un cycle d'au moins 750 périodes.

Expérience

Vous disposez d’1 année expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat et vous maîtrisez au moins 3 des 5 tâches suivantes :

- Vous gérez le traitement des données : vous assurez la réception des informations, la centralisation de celles-ci, l'enregistrement éventuel et l'archivage des dossiers (au format papier et électronique)
Vous créez des listes et des banques de données (associations, personnes de contact, invitations…). Vous actualisez les informations dans les bases de données, les listes et les tableaux.
- Vous rédigez des lettres et/ou des courriers sur base des instructions reçues. Vous dressez les procès-verbaux après les réunions de travail et de coordination auxquelles vous participez.
- Vous élaborez des documents à l'aide du traitement de texte (textes, tableaux, etc.) et en assurez la mise en page.
- Vous exercez certaines activités de support logistique : préparation des dossiers pour les réunions, réservation de salles, commande de boissons pour les réunions, réalisation de copies, envoi de télécopies, numérisation de documents, etc.
- Vous communiquez les informations aux tiers, essentiellement des collègues internes.

Que proposons-nous?

Il y a 1 poste vacant au sein de talent.brussels. Vous êtes engagé en tant qu'adjoint avec le barème de traitement correspondant (C101). Le salaire de départ minimum est de 28 518,14 euros/mois (salaire annuel brut avec un an d'ancienneté, déjà adapté à l'indice actuel, allocations réglementaires non comprises).

Avantages

- Tous les chemins mènent à talent.brussels : facilement accessible en transports en commun (A deux pas de Bruxelles-Nord et Bruxelles-Central + Métro Brouckère à 200m de nos bureaux).
- 35 jours de congé par an (36 jours après 5 ans d'expérience dans le secteur public et 37 jours après 10 ans).
- Dispense de service entre Noël et Nouvel An.
- Chèques-repas de 8€/jour travaillé.
- Possibilité d'obtenir un prime linguistique (€1108,56 / €4434,24 ou €5912,32 brut par an, déjà indexé, selon votre niveau de néerlandais).
- Assurance hospitalisation.
- Prime de fin d'année.
- Large gamme de formations et nombreuses opportunités de carrière en Région bruxelloise.
- Remboursement à 100 % des déplacements en transports en commun.
- Abonnement STIB.
- Possibilité d'abonnement Villo! ou d'une prime vélo (25 centimes/km).
- Tout nouveau ! Workcafé dans nos bureaux : salle de réunion confortable pour travailler ensemble ou réfléchir dans un environnement informel cosy ou pour discuter dans un coin salon calme.
- Possibilité de télétravail 3 jours maximum par semaine.
- Prime mensuelle de télétravail de 20 € net.
- Au départ, vous recevrez un pack télétravail : comprenant un ordinateur portable, un smartphone + abonnement, un écran externe, un clavier, une souris d'ordinateur, un casque, un sac à dos pour ordinateur portable,…
- Un horaire de 38 heures par semaine avec des horaires de travail flexibles (avec présence obligatoire uniquement entre 9h-11h45 et 14h-16h).

Conditions d'affectation

Si vous êtes lauréat de cette sélection, vous devrez – pour être nommé – remplir les conditions suivantes à la date d'affectation :

- Etre d'une conduite répondant aux exigences de l'emploi

- Jouir des droits civils et politiques

- Etre porteur d'un diplôme ou certificat d'études en rapport avec le niveau du grade à conférer.

Vous serez nommé après avoir accompli avec succès la période de stage requise.