Coronavirus COVID-19 : Officiële omzendbrief

Last update : 04-06-20 

Richtlijnen ter voorbereiding op de uitbraak van een pandemie (coronavirus COVID-19) voor het personeel van de overheidsdiensten en de regionale instellingen van openbaar nut.

 

Beste collega's, Mevrouw, Meneer,

 

Ik wil de verschillende diensten herinneren aan de richtlijnen betreffende het coronavirus COVID-19, die u kunt vinden op www.coronavirus.brussels en www.sciensano.be.

 

Ik wil ook uw aandacht vestigen op een aantal reglementaire bepalingen voor situaties waarmee personeelsleden te maken kunnen krijgen als gevolg van de CORONAVIRUS-pandemie.

1. Wat is de algemene regel?

 

De huidige regels zijn van toepassing voor statutaire en contractuele personeelsleden.

 

Zolang u niet ziek bent, wordt van de personeelsleden verwacht dat zij hun taken blijven uitoefenen. Om besmetting onder de personeelsleden met het coronavirus zoveel mogelijk te voorkomen, wordt het sterk aangemoedigd om de functie in telewerk uit te oefenen, zelfs boven de maximale grens van 3 dagen per week.

 

Het is aan de instelling van openbaar nut of de overheidsdienst om erop toe te zien dat elk personeelslid waarbij de functie het toelaat van thuis uit te laten werken.

 

Het personeelslid vervult hiertoe de normale formaliteiten (bv. een programma om het telewerk aan te vragen).

 

Aan de personeelsleden die een functie uitoefenen die niet via telewerk verzekerd kan worden en dat schoonmaakt op kantoor of catering verzorgt, kan dienstvrijstelling verleend worden.

 

Het wordt verder aangeraden om elke vergadering of opleiding uit te stellen. Indien er toch vergaderd moet worden, gebeurt dit bij voorkeur via elektronische communicatie.

 

Bovendien wordt de werkgeverd uitgenodigd om tijdelijk de variabele stamtijden te verruimen voor aankomst ’s ochtends (7u-10u) en voor vertrek ’s avonds (15u-18u) voor medewerkers wiens aanwezigheid op kantoor noodzakelijk is, en dit om verplaatsingen met het openbaar vervoer tijdens de piekuren te vermijden.

 

1.1. Personeelslid met functie die in aanmerking komt voor telewerk

 

In de eerste plaats, en tot nader order, moet de voorkeur gaan naar telewerk dat wordt uitgebreid tot alle dagen van de week (d.w.z. buiten het geplande contingent van telewerkdagen), mits de continuïteit van de dienstverlening wordt verzekerd.

De werknemers moeten vooraf de toestemming van de verantwoordelijke van hun administratieve eenheid vragen en krijgen. Laatstgenoemde moet zich ervan vergewissen dat de continuïteit van de diensten verzekerd blijft en verzoekt zo nodig, op gemotiveerde wijze, om de aanwezigheid van genoemde werknemers op kantoor.

Werknemers die uitgebreid telewerken moeten tijdens de werkuren beschikbaar blijven en zich indien nodig of op verzoek melden op hun werkplek.

U wordt verzocht de aangewezen code in te voeren in het systeem dat door uw instelling wordt gebruikt.

 

1.2. Personeelslid met functie die niet voor telewerk in aanmerking komt en dat schoonmaakt op kantoor of catering verzorgt

 

Deze werknemers worden uitgenodigd tot nader order thuis te blijven.

De werknemers moeten vooraf de toestemming van hun functionele chef vragen en krijgen. Laatstgenoemde moet zich ervan vergewissen dat de continuïteit van de diensten verzekerd blijft en verzoekt zo nodig, op gemotiveerde wijze, om de aanwezigheid van genoemde werknemers op hun kantoor.

De werknemers moeten niettemin tijdens de werkuren beschikbaar blijven en zich indien nodig of op verzoek melden op hun werkplek.

In de praktijk wordt vrijstelling van dienst met behoud van salaris verleend.

2. Wat is het effect op de bezoldiging van de statutaire en contractuele personeelsleden?

 

Personeelsleden die telewerken ondervinden geen enkele weerslag op hun wedde. Dagen in telewerk zijn werkdagen en worden dus volledig meegeteld om het wedde en de anciënniteit te bepalen. Daarnaast heeft het personeelslid in telewerk recht op maaltijdcheques.

 

Verder blijven de verlofregeling en de bepalingen inzake arbeidsongevallen en beroepsziekten volledig op de telewerker van toepassing.

 

De dienstvrijstelling is een afwezigheid gedurende de diensturen voor een bepaalde duur met behoud van rechten.

 

Personeelsleden in dienstvrijstelling ontvangen dus een wedde en zijn in dienstactiviteit.

 

De periode wordt voor de bepaling van de anciënniteit volledig opgenomen.

 

Personeelsleden in dienstvrijstelling ontvangen echter geen maaltijdcheques.

 

3. De loketten blijven geopend voor het publiek volgens de gebruikelijke modaliteiten.

 

Om de continuïteit van de openbare dienst te waarborgen, blijven de meeste loketten volgens de gebruikelijke modaliteiten open voor het publiek.

Er zullen specifieke fysieke maatregelen worden doorgevoerd om gezonde werkomstandigheden te garanderen.

Personeel dat aan een loket werkt moet de algemene aanbevelingen inzake hygiëne correct naleven:

  • 1 m afstand houden tegenover bezoekers;

  • regelmatig de handen wassen (40-60 seconden met water + zeep of 20-30 seconden met hydroalcoholische gel);

  • aanraken van ogen, mond of neus met de handen vermijden als de handen niet schoon zijn;

  • wegwerpzakdoekjes gebruiken en die bij voorkeur deponeren in een afvalbak met een deksel;

  • mond en neus afdekken bij het hoesten of niezen;

  • nauw contact vermijden met mensen die symptomen van aandoeningen aan de luchtwegen vertonen (bv. hoesten, niezen ...).

 

Als een zieke burger toch documenten moet bezorgen, dan moeten ze op de tafel worden gelegd en niet overhandigd worden. Coronavirussen verspreiden zich immers via mensen en dieren. Documenten zijn met andere woorden geen belangrijke drager bij de verspreiding van het virus. Het wordt aanbevolen bij wijze van voorzorg hydroalcoholische gel te gebruiken na het behandelen van de documenten.

Om onze ontvangstruimtes zo veilig mogelijk te maken, wordt gevraagd de capaciteit van uw wachtzalen tot de helft te beperken en om alle soorten afspraken met uw externe klanten te plannen voor zover ze noodzakelijk zijn en/of vaste tijdsblokken te organiseren voor uw bezoekers.

 

4. Bent u aan het werk en voelt u zich grieperig?

Deze hypothese is alleen bestemd voor personeelsleden van wie de aanwezigheid op het werk door hun instelling vereist is.

Verwittig zo snel mogelijk uw functionele chef en uw HR-dienst, die de toelating zal geven om uw werk te verlaten en naar huis te gaan of medische verzorging te krijgen. De dag waarop u het werk wegens ziekte verlaten hebt, wordt beschouwd als een gewerkte dag: een medisch attest is voor deze dag niet vereist en er wordt geen ziektedag aangerekend.

 

Als uw arts u meerdere dagen ziekteverlof voorschrijft, stuur dan een attest naar uw bevoegde medische controle-instantie en breng uw functionele chef op de hoogte (vermoedelijke duur, verblijfplaats, al dan niet verlaten van de woning) alsook uw HR-dienst. In het geval van een mogelijke verlenging van uw ziekteverlof moet u een nieuw attest sturen en opnieuw uw functionele chef en HR-dienst op de hoogte brengen.

 

Wat beroepshalve reizen en verplaatsingen naar het buitenland betreft, zal de verantwoordelijke van de instelling geval per geval beoordelen op grond van de evolutie van de situatie ter plekke, en dit door de site "sciensano" (https://epidemio.wiv-isp.be/ID/Pages/default.aspx) en het specifieke tabblad "gevalsdefinitie en risicogebieden" te raadplegen.

 

5. U bent thuis en voelt zich grieperig?

Informeer tijdig uw diensthoofd, volgens de normale afspraken die altijd gelden voor een ziektemelding. Mee te delen informatie: vermoedelijke duur van uw ziekteverlof, verblijfsplaats, huis verlaten toegestaan of niet. Stuur het attest naar uw bevoegde medische controle-instantie.

6. Iemand uit uw gezin heeft griep?

 

Respecteer alle praktische hygiënetips die op https://coronavirus.brussels/ en www.sciensano.be staan. Op die manier wordt de kans dat u ook besmet wordt alleszins kleiner.

 

Om in te staan voor de zorg van uw zieke gezinsleden kan u echter wel één van de volgende verloven nemen:

- verlof, mits voorlegging van doktersattest aan uw diensthoofd, waaruit blijkt dat uw aanwezigheid thuis nodig is om voor het zieke gezinslid te zorgen (te nemen binnen het jaarlijks verlof, maximum 4 dagen + 2 dagen per jaar);

 

- verlof om dwingende redenen van familiale aard (maximaal 45 werkdagen per jaar, onbezoldigd, voor statutair personeel en contractuelen);

 

- profylactisch verlof, onder bepaalde voorwaarden:

Uw echtgeno(o)t(e) of de persoon met wie u samenwoont of een familielid dat onder hetzelfde dak woont als u, heeft een ziekte waarvan zijn/haar arts oordeelt dat ze ernstig en in hoge mate besmettelijk is. U dient uw arts te vragen contact op te nemen met de hoofdarts van het medisch centrum van de medische controledienst van de Administratieve Gezondheidsdienst waaronder u valt, om in onderling overleg de meest aangewezen preventiemaatregelen te bepalen, waaronder chemoprofylaxe en profylactisch verlof.

Dit verlof is bezoldigd en gelijkgesteld met een periode van dienstactiviteit.

7. Een collega heeft griep?

Respecteer alle praktische hygiënetips die op https://coronavirus.brussels/ en www.sciensano.be staan.

8. U verblijft in het buitenland en u kan niet terugkeren (bijv. door quarantainemaatregelen) en dus kan u ook niet werken?

 

Als u in het buitenland gestrand bent en niet kan terugkeren naar België omdat uw vlucht of treinreis geannuleerd is, wordt dit beschouwd als overmacht. Hetzelfde geldt als u na uw repatriëring naar België in quarantaine wordt geplaatst.

De verlofreglementering voorziet geen specifieke instructies in geval van overmacht maar het spreekt voor zich dat er geen enkele negatieve maatregel mag worden genomen ten aanzien van een personeelslid dat afwezig geweest is wegens overmacht. [Er zal u een dienstvrijstelling worden toegekend door uw instelling.]

Als tijdens deze quarantainemaatregel u echter ziek bent of in het ziekenhuis tijdens wordt opgenomen omdat u lijdt aan het coronavirus, zal dit worden beschouwd als ziekteverlof.

9. U bent ( of een lid van uw naaste omgeving is) teruggekeerd naar België uit een risicogebied met betrekking tot het coronavirus (bijv. China, bepaalde regio’s in Italië, Tenerife, , …) na bijvoorbeeld een verblijf om privéredenen.

Als u ziek bent of als u bent onlangs in China of in een ander land met een groot aantal aan Covid-19 bewezen besmettingsgevallen bent geweest, of indieneen lid van uw naaste omgeving ziek is of in China  of  in  een  voormelde  land  is  gegaan,  bel je behandelde   arts    en    vermeld   uw   reis    en   uw symptomen. Ga niet in zijn wachtzaal of naar een spoeddienst.

 

In dit stadium zijn ergeen andere maatregelen beslist dan degene die in de hierboven vermelde punten zijn voorzien in geval van reizen naar de door het virus besmette zones of voor contacten met een persoon die er verbleven heeft.

10. De personeelsselecties worden opgeschort

 

Alle personeelsselecties die SELOR en talent.brussels organiseren, worden opgeschort tot en met 3 april 2020.

 

11. Een juridische SPOC: talent.brussels

 

Binnen talent.brussels is een SPOC opgericht die ter beschikking staat van uw HR-diensten om alle vragen met betrekking tot de interpretatie of de toepassing van deze omzendbrief te beantwoorden. Wij vragen u intern de nodige communicatie naar uw ambtenaren toe te organiseren en interne spocs voor uw medewerkers te voorzien als u dat noodzakelijk acht.

 

Talent.brussels zal in overleg met de minister-president, de minister van ambtenarenzaken, de hoge veiligheidsambtenaar en het gewestelijk veiligheidscomité werken om u zo snel mogelijk op de hoogte te brengen van de recentste informatie.

 

Het juridische SPOC is te bereiken op jur@talent.brussels, van 9 tot 17 uur.  Uw vragen worden er zo spoedig mogelijk beantwoord.

 

12. Bedrijfscontinuïteitsplan

 

Om de goede werking van uw diensten in het geval van een pandemie te waarborgen vraag ik u het nodige te ondernemen om zo snel mogelijk te beschikken over een bedrijfscontinuïteitsplan. Via deze link vindt u het model dat het Crisiscentrum ter beschikking stelt: https://centredecrise.be/sites/default/files/2009_bcm_method_nl.pdf

13. Wettelijke grondslagen

 

-       Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 26 januari 2017 betreffende telewerk, in het bijzonder artikel 9, laatste lid dat stelt dat de Secretaris generaal en de adjunct Secretaris generaal of de leidende ambtenaren of het beheersorgaan van de instellingen van openbaar nut een bijzondere arbeidstijdregeling kunnen vaststellen;

-       Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 21 maart 2018 houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de gewestelijke overheidsdiensten van Brussel, in het bijzonder artikel 165 dat de rechtsgrond vormt voor het verlenen van dienstvrijstelling, dit artikel is eveneens van toepassing op de contractuele personeelsleden;

-       Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 21 maart 2018 houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, in het bijzonder artikel 158 dat de rechtsgrond vormt voor het verlenen van dienstvrijstelling, dit artikel is eveneens van toepassing op de contractuele personeelsleden.

Varia:

 

Wees ervan verzekerd, Beste collega’s, Mevrouw, Mijnheer, dat ik vanzelfsprekend in realtime de evolutie van de situatie blijf opvolgen. Desgevallend, in functie van de evolutie ervan, zullen nieuwe instructies volgen.

 

Ter herinnering: de FOD Volksgezondheid heeft gezorgd voor een groen nummer 0800/14.689 en een informatieve website: https://www.info-coronavirus.be/nl//.

 

De Omzendbrief van de Regering "Richtlijnen voor het beheer van het personeel van de gewestelijke overheidsdiensten en instellingen van openbaar nut in het kader van het CORONAVIRUS (COVID-19)" van 4 maart 2020 wordt opgeheven en vervangen door deze omzendbrief.

De Minister-president, Rudi Vervoort,

De Minister van Ambtenarenzaken, Sven Gatz.