Assistant de direction H/F/X

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En tant qu'Assistant de direction, au sein d'une petite équipe, votre mission sera d'apporter un support administratif à la Direction générale et à la Direction Appui stratégique et transversal en termes d'organisation du bureau, de gestion du temps, de suivi de dossiers et de réunions, de relations avec divers interlocuteurs :

  • vous gérez les agendas et les appels téléphoniques internes et externes ;
  • vous rédigez les courriers et les procès-verbaux de réunions ;
  • vous aidez à la gestion et au suivi des décisions relatives aux dossiers et à la transmission des réponses des Directions/Services apportés aux demandes de la Direction générale ;
  • vous préparez les réunions et les dossiers relatifs à la recherche d'informations nécessaires, en ce compris la création et la mise en forme de documents ;
  • vous organisez le classement papier et électronique de la Direction générale ;
  • vous assurez l'accueil des visiteurs et les divers contacts ;
  • vous gérez la base de données de contacts ;
  • vous assurez un soutien aux tâches de prévision et d'encodage budgétaire dans l'outil de gestion intégré de Bruxelles Formation ;
  • vous participez à l'organisation d'évènements  au sein de Bruxelles Formation et avec des partenaires externes.

Vos compétences & connaissances

Vous disposez :

  • d'une maîtrise de l'outil bureautique courant (Microsoft Office, internet,...) et des outils collaboratifs (Teams, SharePoint, Google Suite, ...),
  • d'excellentes capacités rédactionnelles et de communication ainsi qu'une excellente orthographe,
  • d'un bon esprit d'analyse et de synthèse,
  • d'une grande rigueur et d'un sens de l'organisation (respect des objectifs et des délais),
  • d'une capacité à travailler en équipe et de façon autonome,
  • d'une adaptabilité à un environnement de travail varié,
  • d'une résistance au stress et de flexibilité.

La discrétion, la confidentialité, l'assertivité et la ponctualité sont des qualités essentielles.

La connaissance du néerlandais constitue un atout.

 

Les conditions de recrutement

Vous disposez :

  • d'une excellente maîtrise du français, langue véhiculaire de Bruxelles Formation,
  • d'une expérience probante de 2 ans dans une fonction d'Assistant de direction;
  • d'un bachelier "Assistant de direction" ou d'une certification professionnelle telle que figurant ci-dessous :
    • Certificat d'apprentissage délivré par l'IFAPME ou le SFPME de Niveau 5 CFC/CEC minimum,
    • Diplôme de chef d'entreprise délivré par l'IFAPME ou le SFPME de Niveau 5 CFC/CEC minimum ou dont la condition d'accès est le CESS,
    • Diplôme de coordination et d'encadrement délivré par l'IFAPME ou le SFPME de Niveau 5 CFC/CEC minimum ou dont la condition d'accès est le CESS,
    • Certificat de compétences acquises en formation (CeCaf) délivré par un opérateur public de formation (Bruxelles Formation, IFAPME, le FOREM ou le SFPME) de Niveau 5 CFC/CEC minimum,
    • Titre de compétence délivré par le Consortium de validation des compétences de Niveau 5 CFC/CEC minimum.

 

Nous offrons

  • un travail plein de défis et d'opportunités au sein d'une institution bienveillante, au service de la formation pour les chercheurs d'emploi de la région bruxelloise,
  • des opportunités de formation,
  • un salaire barémisé avec 2 années d'ancienneté de 2.880,34 € à l'indice actuel des prix à la consommation. L'ancienneté peut être valorisée à concurrence de 6 ans d'expérience dans le secteur privé (ou indépendant) et pour le total des années prestées dans le secteur public,
  • 35 jours de congés annuels,
  • des lunchs pass de 8 € par jour de travail,
  • le remboursement des frais de déplacement domicile-travail via les transports en commun,
  • un horaire flexible,
  • des possibilités de télétravail (sous certaines conditions).